Hur skapas struktur på kontoret!?

Du måste själv hitta det system som passar just dig. Vi är alla olika och skapar vår struktur på olika sätt.

Det du ska göra är att bara börja och testa dig fram till vad som passar dig.
Börja med att skriva ner dina frågor och skriva ner de svar du får.
Skriv ner vad du ska arbeta med. Skriv ner vad du gjort. Hur du löser vanliga uppgifter. Steg-för-steg-instruktioner. Dokumentera för att komma ihåg.

Se vilka system som fungerar och inte fungerar. Utvärdera hela tiden. Vad är onödigt arbete, vad kommer till användning...?
Ändra och se om det fungerar bättre.

Jag dokumenterar varje vecka vad jag gjort och vad jag ska göra nästa vecka. När jag går hem för dagen så skriver jag post-it-lappar med vad jag ska jobba med nästa dag och lägger fram eventuella dokument jag ska läsa.

Om du skriver digitalt eller på papper är en smaksak. Jag gör både och. Det som jag ska använda flera gånger och/eller kräver kontinuerlig ändring är digitalt. Skisser och anteckningar till nästa dag är på papper.

Precis som Sportpappa skrev så måste du hitta ditt eget system.

Det är lite svårt eftersom jag inte vet vilken typ av arbetsuppgifter det förväntas att du ska sköta, men:

Har du dagligen återkommande uppgifter, när ska de göras, finns det en deadline?

Prioritera rätt: viktiga saker eller saker som kan vänta. Ska någonting göras/vara klart ett visst datum?

Jag hade en pärm med instruktioner hur blanketter fylldes i, vilka uppgifter som var tvungna att fyllas i och var man hittade t ex koder. Den pärmen var populär även för andra som skulle sköta mina uppgifter när jag var frånvarande.

En annan sak som var viktig för mig var att hålla god ordning. Inga "hopplösa högar". Ordning skapar reda. Jag är vän av 5S.

Till en 'pärm med instruktioner' hur blanketter fylls i etc kan du ta en "print screen" av din datorskärm efter att ha fyllt ett elektroniskt formulär eller liknande och klistra in i ett word dokument och spara det digitalt, och även skriva ut det och sätta in i en pärm.

Jag har ett word "hjälpdokument" som jag uppdaterar hela tiden med olika beräkningar jag gor i mitt jobb, for att lätt hitta en formel eller liknande när jag behover den igen.