Vill inte svara på telefon på jobbet

Först och främst behöver du göra en lista över vem som är ansvarig för vad. Sen ber du dina kollegor att lämna in ett varsitt schema så att du har en sportslig chans att veta om de är inne eller inte.

Jag tror att det är en vanesak och att du kommer att komma ur detta med insikten om att det är rätt ok att prata i telefon, trots allt.

Börja förbered dig så ska du se att det känns bättre. Lycka till Ts!

Nu är din uppgift inte att konversera, utan bara koppla vidare samtalet.

Det är nog bara en träningssak. Du kommer in i det väldigt fort skulle jag tro. Annars får du försöka "spela en roll", tänk dig in i att du är en receptionist. Säg lite extra trevliga saker och jag tror INGEN annan kommer lyssna på dig.

Är det en tillfällig lösning (medan de rekryterar receptionistens ersättare) att du agerar receptionist utöver ditt ordinarie jobb, eller är tanken att du ska göra det tillsvidare?

Vad har du för ordinarie arbetsuppgifter? Hur mycket äv dem hinner du inte med pga att du störs av telefonsamtal?

Boka in ett möte med chefen och förklara att du måste prioritera bort arbetsuppgift X Y Z för att hinna svara i telefon. Förklara att din koncentration inte fungerar när det ringer var tionde minut och att kvalitén blir lidande. Säg att du önskar att situationen förändrades. Kanske kan ni ha ett jourschema där olika personer tar växeln olika dagar i veckan, eller att man hyr in en receptionist.

Om detta inte hjälper måste du nog se efter andra jobb, tyvärr.

Gör en lista och plugga på, 40 personer kommer du att träna in ganska snabbt. Ring upp dem och hör om de är där, annars får du väl säga att folk får ringa igen om den de söker inte har bokat sig i möte med luren.

Jag skulle säga att detta är ett guldläge att bli av med sin telefonfobi.

På min arbetsplats är vi 700 och folk förväntar sig fortfarande att hon som är i växeln ska veta detaljer som "vem i grupp x är ansvarig för produkt y", så 40 pers är nog helt lagom att börja med skulle jag säga.

Det där med lista är en bra ide, lista med namn och befattning så kan jag följa den. Schema är ingen ide däremot, det skulle vara omöjligt. Det är 8-17 som gäller med flex och man vet ju aldrig hur någon flexar sen är många av de högre uppsatta som jag ofta ska koppla till ute på vift på möten och andra kontor och det vet man aldrig riktigt med dem (de vill inte få samtal om de inte är här på kontoret tydligen).

Den som skrev att min uppgift inte är att konversera, jo TYVÄRR. Jag får inte bara koppla vidare utan SKA konversera för att få fram vem som ringer och varför, vad de vill och om jag i första hand kan hjälpa till. Sen ska ju jag ofta själv veta vem personen söker alltså om personen frågar om nåt specifikt ska jag veta att ja men det är nog bäst om du tar med HR så jag kopplar dig dit typ.. Känner att jag inte alls kan detta :( att koppla vidare är alltid sista utväg fick jag veta. Ett scenario jag fick förklarar är att det ofta ringer säljare men som inte vill framställa sig som säljare och de får jag inte koppla vidare så jag ska luska fram själv att de är säljare.

Jag tror inte de kommer rekrytera en ny receptionist tyvärr. De har sagt upp henne pga nedskärning i hela företaget. Jag är här som administrativ ekonomiassistent. Trodde det skulle bli mest ekonomi då jag vikarierar för en ekonomiassistent. Men de har splittat upp hennes arbetsuppgifter på ekonomiavdelningen och jag har bara fått en del av det, sen då en hel del administration som tydligen receptionisten satt med innan. Så tyvärr kan jag inte hävda att telefonsamtal stör mitt arbete då chefen från början räknat med växeln i mina arbetsuppgifter..

Vad bra att du tig till dig rådet om att utforma en lista. Det är alltid lättare att arbeta när man är förberedd (och har lite koll).

Nej då förstår jag att ett schema inte fungerar. Kan du ta för vana att varje morgon undersöka frånvaron? Vidare tänker jag att du kan begära att alla medarbetare underrättar dig om deras aktuella närvarostatus (vid flex talar de om för dig att de går hem etc). Det är det minsta du kan begära. Ta upp det med chefen så får han se till att alla medarbetar är införstådda med den nya rutinen.

Du kommer att fixa detta Ts!

Arbetsgivaren borde väl ha något så när modern teknik i telefonväxeln? Alla som jobbar borde kunna knappa in om de är på möte, har gått för dagen osv osv, så att du kan se det i växeln. Och då är det arbetsgivaren som får säga till att alla ska sköta det, för att underlätta ditt jobb.

När man ringer en växel så tror inte jag att man förväntar sig att den som svarar i växeln har jättekoll på om folk är där eller inte. Växelns uppgift är ju att koppla samtalat vidare och svarar ingen brukar man ju få prata med växeln igen som då brukar säga "det är inget svar, vill du att jag ska testa igen". Mycket mer än så kan du inte göra så hålla koll på folks scheman ska du verkligen inte behöva utan folk får testa att ringa igen senare om de inte får svar, eller maila som sagt och det kan du ju tipsa om.

Jag har fått en vanlig smartphone som arbetstelefon och växelns telnr är kopplad till den så när nån ringer på växeln får jag samtalet.. Det är inte mer avancerat än så..

Nu är jag inte någon expert på hur växlar kan funka, men. Hade jag hamnat i din sits och insåg att jag inte blir av med växeln, hade jag gjort lite research. Vad har ni för mobilleverantör för företagsmobiler? Jag hade googlat på detas hemsida, ringt dem och tagit reda på vad det har för mösningar för mobilt kontor. Ofta finns det tjänster som inte kostar något extra (men kanske inte är påkopplade) eller som kostar lite extra, dock inga fantasibelopp. Och om man kan hitta en smartare växellösning kan de se ringer kanske göra halva jobbet själva genom knappval.

Du kan också föra lite statistik på vad det är folk ringer om (ex. vilken avdelning de vill prata med) så att den avdelningen kan undersöka om de frågor som de får via växeln kan besvaras på hemsidan istället, så att antalet samtal minskar.

Så försök att tänka lite utanför boxen, då blir du uppskattad av både chefen och kollegorna. Få tycker om att få samtal via växeln, det är ofta förvirrade människor som ringer och man är ofta fel person att prata med ändå.

Gör listan i excel. En kolumn med namn och en kolumn med funktion och sedan så lägger du på filter i rubriken (Google hjälper dig om du inte vet hur). Då kan du om någon ringer och frågar efter HR så kan du snabbt kryssa i alla som har med HR att göra i filtret så får du en lista som du kan utgå från när du kopplar och undersöker lite närmare vem inom HR de behöver prata med.