M och M

Äldre 7 Dec 10:56

42 svar

Synpunkter på ansökan till administrativ assistent

Jag bor i en mellanstor svensk stad och tänker söka ett jobb som administrativ assistent. Jag är anställd som förskollärare men är föräldraledig just nu Kan ni hjälpa mig och ge tips om mitt personliga brev, vad jag kan lägga till och ta bort osv?

Såhär står det i annonsen:

Arbetsuppgifter
Elevregistrering, rapportering av statistik till SCB, tentamenservice, fakturahantering, dokumenthantering, beställning av varor/material, posthantering, stöd och service till chefer och personal, övriga administrativa arbetsuppgifter.

Kvalifikationer
Du har erfarenhet av datorarbete och det är meriterande om du erfarenhet från administrativt arbete.

Några Av Verksamhetssystemen Som Används Är
Heroma

Wisma

Procapita

Aditro

Du är en person som gillar personliga kontakter och gillar att arbeta med stöd och service.

Här är mitt personliga brev som det ser ut just nu:

Söker ni en person som är:

Strukturerad och välorganiserad?

Van vid att jobba i arbetslag och vara ett stöd till andra?

Lätt att samarbeta med?

Och som dessutom älskar administrativa sysslor, då har ni hittat rätt person! Väljer ni mig så anställer ni en väldigt engagerad och motiverad medarbetare till er verksamhet.

Jag såg er annons via **** och jag har länge hållit ögonen öppna efter en tjänst likt denna. I mitt nuvarande arbete dras jag till de administrativa uppgifterna och tar mig gärna an uppgifter som innebär strukturering och dokumentering av olika slag, såsom scheman, utforma likabehandlingsplan, vara länk mellan ledning och personal genom rollen som pedagogisk ledare, förbättra rutiner genom LEAN och så vidare. Jag har under en längre period känt att jag är redo för nya utmaningar och att ta steget mot att ha ett administrativt yrke. Att denna tjänst dessutom är inom en så inspirerande och framåtsträvande miljö som Vuxenutbildningen gör att den känns precis rätt för mig!

I mitt yrke som lärare är jag van att möta och bemöta många olika människor i olika åldrar, barn, föräldrar, kollegor och ledning. Detta har gjort att jag anpassar mig väl till olika situationer, är van vid högt tempo och är väldigt flexibel, bra på att skapa och bibehålla relationer och utgå ifrån de personer jag möter. Som förskollärare är jag van planera upp aktiviteter inom många olika områden och jag har där en roll som en trygg vuxen som ska inge förtroende och lugn till barn och deras föräldrar. Men även en roll där jag ska informera om praktiska saker på ett tydligt och enkelt sätt både muntligt och via mer moderna tekniska kanaler. Ingen dag är den andra lik och jag är van att arbeta fritt, ta initiativ, lösa problem, strukturera och utvärdera vardagen.

Innan jag började min högskoleutbildning arbetade jag i livsmedelsbutik under en längre period. Även detta har bidragit till min förmåga att möta många olika människor och deras önskemål och synpunkter på ett tillmötesgående och respektfullt sätt.

Jag har ända sedan datorer började komma in mer i vår vardag varit väldigt nyfiken och intresserad. Jag har tillhör generationen som fått testa sig fram mycket själv när det kommer till detta, vilket gjort att jag har lätt att förstå och snabbt lära mig nya saker. På min nuvarande arbetsplats är det oftast till mig mina kollegor kommer för att få hjälp när det kommer till datorer och program. Att få ta mig an nya system och program ser jag som en spännande möjlighet att lära mig något nytt som verkligen passar till just er verksamhet. Jag har drivkraften att utvecklas och vilja lära mig mer, både i min yrkesroll och i mitt privatliv.

Som person beskrivs jag ofta som trevlig, glad, lugn, tillmötesgående, organiserad och nyfiken. Jag läser mycket och tycker om att prova på många olika aktiviteter, allt från yoga, till tabata, till agility, till kravlöst måleri. Jag bor tillsammans med min man, två barn och hund i ett radhus i *** . På fritiden tycker jag mycket om att vara ute i naturen och röra på mig och att umgås med familj och vänner.

Jag ser fram emot att träffas för att prata vidare och få berätta mer om vad jag skulle kunna tillföra er organisation.

Vänliga hälsningar
*****

M och M

Äldre 7 Dec 13:04

#11

Anonym (Maja) skrev 2016-12-07 12:56:30 följande:

En administrativ assistent kommer inte att vara "deras ansikte utåt". Administrativ assistent är samma som en sekreterare. Du kommer att administrera studentärenden, lägga in uppgifter i olika system, sortera papper, hålla koll på fakturor, arkivera, vara ett stöd och hjälpa andra (dvs ta hand om deras overflow) etc.

Fokusera mycket mer på vad du kan bidra med och vad du kommer att tillföra dem, än vad du lockas av och vad du gör på fritiden.

Gör brevet mindre snackigt. Ta bort formuleringar som "jag tillhör den generation som lekte mig fram med datorer bla bla".

Du har nog erfarenheten att göra jobbet, men det du ska lyfta fram är det du trycker in i första paragrafen: LEAN, schemaläggning, uppföljningar. Allt som visar på att du har koll på papper och går att lita på, är ordningsam.

Sen trycker du på att du har erfarenhet av pedagogisk verksamhet, du ska nu visserligen jobba med vuxna studenter, men det är nära nog.

Ta fram att du är trevlig och jobbar bra i lag och kan samarbeta på alla nivåer. Bra att du har serviceerfarenhet, lyft fram det, men formulera om biten om att du har jobbat i affär efter din högskoleutbildning.

Tack för synpunkter!

Gaah så svårt alltså!

Men hur sjutton ska jag visa mer på att jag har koll på papper och är ordningsam..?

Det jag vill få fram med den "pedagogiska biten" är ju att jag är bra på att arbeta i arbetslag som ingår i detta jobb, bra på att bemöta många olika människor vilket jag ändå kommer att göra som denna assistent också efter som man arbetar mot chefer osv . De skriver ju i annonsen "Du är en person som gillar personliga kontakter och gillar att arbeta med stöd och service." Är liksom det jag vill få fram! Förstår inte hur jag ska göra det ...

Att det ska vara så svårt!

M och M

Äldre 7 Dec 13:07

#12

Monchichier skrev 2016-12-07 12:56:50 följande:

Jag tycker att du definitivt fick till det väldigt bra utifrån alla tips som finns. Problemet med tipsen är att det inte riktigt fungerar. All den här argumentationen om hur du kan applicera nuvarande erfarenhet till det nya jobbet ska man lämna till intervjun, så man får en riktig rättvis möjlighet att bolla tankar, idéer och sånt med motparten. Brevet är till för att man ska plantera frön av tankar och funderingar hos rekryteraren.

En dålig jämförelse kanske men det är lite som klädseln på en dejt. Klär man sig för utmanande lämnas ingenting åt fantasin och det man ser är det man får liksom. Klä dig "lagom" och få en andra dejt

Haha ja det var ju också en liknelse

Jag hör er, men förstår inte hur jag ska få till det! Är liksom rädd att de ska tycka att jag inte har något att komma med till dom eftersom jag inte kan trycka på några erfarenheter från det yrket, försöker väl spä på med annat som kan locka istället Men vet inte hur jag ska locka med rätt klädsel

M och M

Äldre 7 Dec 13:08

#13

Anonym (Maja) skrev 2016-12-07 12:59:28 följande:

Det där blir papperskorgen direkt. Fick in en liknande ansökan för ett par dagar sen till en projektledartjänst hos oss. Vi får in tonvis med sökanden som faktiskt har något att erbjuda oss. Den här sökanden har inte förstått rollen, arbetet eller hur man uppträder professionellt.

Det är helt ok att inte ha mängder av erfarenhet, men då måste ambitionen finnas där, och att man visar att hur man väger upp det man saknar och hur man tar tillvara på den erfarenhet man faktiskt har. (transferable skills)

Tur det då i alla fall

M och M

Äldre 7 Dec 13:09

#14

Kan ni ge några exempel hur ett bra personligt brev kan se ut så jag kan få något hum? För jag förstår ärligt talat inte riktigt hur det rent konkret ska utformas.... Så svårt att läsa mellan raderna på alla tips

stocktown85

Äldre 7 Dec 13:09

#15

Du använder dig mycket av utfyllnadsord som gör att texten inte känns akademisk.
Nu vet jag inte om jobbet du söker kräver en akademisk bakgrund men med tanke på att du har en examen, nyttja det (antar jag eftersom du jobbar inom skola).

Tex skriver du, "LEAN och så vidare".... sätt punkt efter LEAN. "Ta steget mot att ha ett administrativt arbete" räcker med -ta steget mot ett administrativ arbete. Personligen skulle jag ändra hela den meningen.

Det finns fler exempel genom hela texten, kolla igenom och ta bort allt överflödigt. Det ger ett bättre intryck.

Lycka till!!

Monchichier

Äldre 7 Dec 13:16

#16

M och M skrev 2016-12-07 13:07:31 följande:

Haha ja det var ju också en liknelse

Jag hör er, men förstår inte hur jag ska få till det! Är liksom rädd att de ska tycka att jag inte har något att komma med till dom eftersom jag inte kan trycka på några erfarenheter från det yrket, försöker väl spä på med annat som kan locka istället Men vet inte hur jag ska locka med rätt klädsel

Jag tror att du har mer erfarenhet av administration än du vet. Vem är det som tar emot post t.ex? Vem upptäcker att material är slut? Vem dokumenterar barns utveckling?
Det administrativa är heller inget som är så jättesvårt. Det viktiga är att personen är den omhändertagande typen, den som tycker om att ta hand om andra liksom. Och såklart trivas med att sitta framför ett skrivbord 8 timmar om dagen med egentligen ganska monotona uppgifter.

M och M

Äldre 7 Dec 13:20

#17

Monchichier skrev 2016-12-07 13:16:55 följande:

Jag tror att du har mer erfarenhet av administration än du vet. Vem är det som tar emot post t.ex? Vem upptäcker att material är slut? Vem dokumenterar barns utveckling?
Det administrativa är heller inget som är så jättesvårt. Det viktiga är att personen är den omhändertagande typen, den som tycker om att ta hand om andra liksom. Och såklart trivas med att sitta framför ett skrivbord 8 timmar om dagen med egentligen ganska monotona uppgifter.

Jo precis, jag gör ju gärna sånt och jag ha ju just nu ett yrke där jag tar hand om andra och trivs med det så absolut, men hur ska jag få ner det på papper utan att det bara låter som stolpat och trivialt?

M och M

Äldre 7 Dec 13:21

#18

stocktown85 skrev 2016-12-07 13:09:44 följande:

Du använder dig mycket av utfyllnadsord som gör att texten inte känns akademisk.
Nu vet jag inte om jobbet du söker kräver en akademisk bakgrund men med tanke på att du har en examen, nyttja det (antar jag eftersom du jobbar inom skola).

Tex skriver du, "LEAN och så vidare".... sätt punkt efter LEAN. "Ta steget mot att ha ett administrativt arbete" räcker med -ta steget mot ett administrativ arbete. Personligen skulle jag ändra hela den meningen.

Det finns fler exempel genom hela texten, kolla igenom och ta bort allt överflödigt. Det ger ett bättre intryck.

Lycka till!!

Tack för råden!

Anonym (Nyttjobb2017)

Äldre 7 Dec 13:26

#19

Oj, jag blev nästan rädd för dig när jag läste ditt personliga brev, är det så här man ska skriva alltså?! Jag tyckte det var alldeles för mycket "rabblande" av egenskaper som av en händelse råkade vara precis det som eftersöktes....

Jag jobbar själv som administrativ assistent idag och söker liknande tjänster då jag vill byta arbetsplats. Kan väl säga som så att i alla fall min tjänst innefattar enbart administration och det handlar strikt om planering och struktur och ordning, noggrannhet med siffror och ärendehantering och faktiskt inte ett dugg pedagogik eller bemötande av olika människor...faktum är att man jobbar extremt mycket i bakgrunden och håller ordning på just det administrativa medans andra sköter bemötandet av kunder - typ kundtjänst

Dessutom, meningen "Jag har ända sedan datorer började komma in mer i vår vardag varit väldigt nyfiken och intresserad. "
Herregud, det var ju knappast igår hushållen skaffade dator och det förväntas man kunna hantera, däremot kan man ju poängtera att man har lätt för att ta till sig ny teknik och sätta sig in i olika system mm.

Jag håller med, det ÄR svårt med det personliga brevet tycker jag också!

Monchichier

Äldre 7 Dec 13:39

#20

Typ lite såhär tänker jag. Och i CV't trycka på dina administrativa erfarenheter. För du har många

Synpunkter på ansökan till administrativ assistent

INNEHÅLL